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Listes de diffusion pour les réseaux de Pierre Calame

Utiliser l'espace de stockage partagé

Certaines listes disposent d'un espace de stockage partagé où les abonnés peuvent télécharger des documents ou en publier : cet espace est représenté par la section 'Documents partagés'.

Affichage des documents dans l'espace de stockage partagé

Pour accéder à la section 'Documents partagés' d'une liste, procédez comme suit :

  1. Allez sur la page d'accueil de l'environnement de listes et connectez-vous.
  2. Allez sur la page d'information de la liste qui vous intéresse.
  3. Dans le menu de gauche, cliquez sur le lien 'Documents partagés'.

La section 'Documents partagés' peut contenir trois types de ressources : des dossiers, des fichiers et des signets.

Les fonctions d'édition et de création de documents, si elle vous sont ouvertes, sont accessibles via le Mode expert. Pour passer en mode expert, Cliquez sur le bouton en haut de la page.

Le propriétaire de la liste ou les auteurs de documents peuvent choisir de restreindre les droits d'accès à certains fichiers/dossiers. Il est possible de restreindre les droits en lecture ou en écriture :

Les dossiers sont triés séparément des fichiers et des signets et sont affichés avant. Par défaut, le tri s'effectue sur la colonne 'Document'. Il s'agit d'un tri ascendant.

Attention : le tri alphabétique distingue les majuscules et les minuscules, c'est-à-dire que tous les documents dont le nom commence par une majuscule apparaissent tout d'abord, triés en ordre alphabétique, puis tous les documents dont le nom commence par une minuscule, triés en ordre alphabétique. Il en va de même pour les dossiers.

Vous pouvez trier les documents et les dossiers suivant d'autres critères que le nom du document/dossier : un tri en fonction de l'auteur, de la taille et de la date de dernière mise à jour est également disponible. Pour trier les documents selon le critère de votre choix, cliquez sur le nom de la colonne correspondante.

Télécharger des documents à partir de l'espace de stockage partagé

Pour télécharger un document à partir d'une liste, procédez comme suit :

  1. Allez à la section 'Documents partagés' de la liste qui vous intéresse.
  2. Placez-vous dans le dossier contenant le fichier que vous souhaitez télécharger.
  3. Sélectionnez le 'Mode expert'.
  4. Cliquez sur le nom du fichier qui vous intéresse pour l'enregistrer sur votre disque dur.

    Attention : les fichiers disponibles dans des formats susceptibles de s'ouvrir dans un navigateur le feront. Pour télécharger ce type de fichiers, faites plutôt un clic droit sur leur nom et choisissez 'Enregistrer la cible sous...', 'Enregistrer le lien sous...' ou encore 'Télécharger le lien sur le disque' en fonction de votre navigateur. Ceci peut concerner entre autres les fichiers aux formats .HTM/HTML, .PDF, .PNG, .TXT, .SWF, etc. (ce comportement varie d'un navigateur à un autre).

Publier des documents dans l'espace de stockage partagé

Créer un dossier sur une liste

Pour créer un dossier sur une liste, procédez comme suit :

  1. Allez à la section 'Documents partagés' de la liste qui vous intéresse.
  2. Placez-vous dans le dossier où vous souhaitez créer votre dossier.
  3. Sélectionnez le 'Mode expert'.
  4. Entrez le nom du dossier dans le champ de texte associé à l'intitulé 'Créer un dossier'.
  5. Cliquez sur le bouton 'Créer'.
Publier un fichier sur une liste

Pour publier un fichier sur une liste, procédez comme suit :

  1. Allez à la section 'Documents partagés' de la liste qui vous intéresse.
  2. Placez-vous dans le dossier où vous souhaitez publier votre fichier. Créez un nouveau dossier si besoin est.
  3. Sélectionnez le 'Mode expert'.
  4. Cliquez sur le bouton 'Browse' situé sous le texte 'Télécharger un fichier' et allez chercher le fichier que vous souhaitez publier ; lorsque vous l'avez trouvé, cliquez sur le bouton 'Ouvrir'. Le chemin de votre fichier apparaît alors dans le champ de texte associé au bouton 'Browse'.
  5. Cliquez sur le bouton 'Publier'.

Attention : les propriétaires de listes peuvent définir des quotas, c'est-à-dire une taille maximale à ne pas dépasser pour l'espace de stockage partagé. Si vous essayez de publier ou de créer un document trop gros par rapport à l'espace restant, vous recevrez le message d'erreur suivant : « Le quota d'espace disque est dépassé ».

Pour que les listes ne soient pas surchargées, essayez de supprimer au fur et à mesure les fichiers inutiles. Une bonne organisation de la liste vous permettra de gérer l'espace de stockage partagé plus facilement. Pour économiser de l'espace, vous pouvez également publier vos fichiers dans des formats compressés.

Publier un signet sur une liste

Pour publier un signet sur une liste, procédez comme suit :

  1. Allez à la section 'Documents partagés' de la liste qui vous intéresse.
  2. Placez-vous dans le dossier où vous souhaitez publier votre signet. Créez un nouveau dossier si besoin est.
  3. Sélectionnez le 'Mode expert'.
  4. Dans le champ 'Intitulé', saisissez un nom descriptif pour le site web vers lequel va pointer le raccourci.
  5. Dans le champ 'URL', saisissez ou collez l'URL du site.
  6. Cliquez sur le bouton 'Ajouter'.
Créer un fichier sur une liste

Pour créer un fichier sur une liste, procédez comme suit :

  1. Allez à la section 'Documents partagés' de la liste qui vous intéresse.
  2. Placez-vous dans le dossier où vous souhaitez publier votre fichier. Créez un nouveau dossier si besoin est.
  3. Sélectionnez le 'Mode expert'.
  4. Entrez un nom de fichier dans le champ associé à l'intitulé 'Créer un fichier'.
  5. Cliquez sur le bouton 'Créer'.

Vous arrivez sur la page de création de fichier.

Entrez ou collez le texte que vous souhaitez mettre dans votre fichier dans la zone de texte 'Éditer le fichier /nomdufichier' puis cliquez sur le bouton 'Publier'.

Important : les seuls fichiers qui peuvent être créés en ligne sur les listes sont des fichiers en texte brut. Vous ne pourrez en aucun cas créer de document bureautique (.DOC, .XLS, .PPT, .RTF, .SXW, etc.), .PDF, image, etc.

Vous pouvez également remplacer le fichier, le décrire ou le renommer. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section 'Éditer ou supprimer des documents dans l'espace de stockage partagé'.

Éditer ou supprimer des documents dans l'espace de stockage partagé

En plus de publier des documents ou d'en télécharger, vous pouvez intervenir sur les fichiers et dossiers qui sont déjà en ligne :

Modifier les droits d'accès

Il est possible de modifier les droits d'accès en lecture et/ou en écriture à des dossiers ou fichiers. Ceci présente de multiples intérêts :

Vous ne pouvez modifier les droits d'accès que pour les documents que vous avez vous-même publiés ou créés sur les listes (exception : les propriétaires des listes peuvent modifier les droits d'accès pour l'ensemble des documents publiés sur les listes ; ceci ne concerne pas les modérateurs).

Pour modifier les droits d'accès à un document, cliquez sur la mention 'Accès' située en face du nom du document dans la colonne 'Accès'. Vous arrivez sur la page de changement des droits d'accès.

Choisissez l'option de votre choix dans les listes déroulantes 'Droit de consultation' et 'Droits d'écriture'.

Même si ce n'est mentionné dans aucune des options, sachez que le propriétaire du document (c'est-à-dire le plus souvent la personne qui a publié le document) conserve quoi qu'il arrive les droits de lecture et d'écriture sur son document (à moins évidemment que le propriétaire de la liste ne modifie le propriétaire du document).

Vous pouvez également modifier le propriétaire du document, par exemple pour autoriser une autre personne à l'éditer sur la liste ou pour indiquer l'auteur « réel » du document si ce dernier a été publié par quelqu'un d'autre.

Éditer des dossiers, des fichiers ou des signets

Pour éditer un document, cliquez sur la mention 'Éditer' située en face du nom du document dans la colonne 'Éditer'.

En fonction du type de document édité, vous avez plus ou moins de possibilités :

Le clic sur un bouton associé à un champ de texte ne valide que les modifications spécifiées dans ce champ. Pour effectuer plusieurs modifications, vous devrez cliquer à chaque fois sur le bouton correspondant.

Certains boutons ont pour effet de vous ramener immédiatement sur la page du dossier où se trouve le document, tandis que d'autres effectuent une mise à jour du fichier mais ne vous font pas changer de page. Pour revenir à la page du dossier sans faire aucune modification, cliquez sur le bouton 'Dossier parent'.

Supprimer des dossiers, des fichiers ou des signets

Pour supprimer un document quel qu'il soit, cliquez sur la mention 'Supprimer' située en face du nom du document dans la colonne 'Supprimer'. Un message de confirmation s'affiche afin de vous laisser le temps de la réflexion : une fois le document supprimé, vous ne pourrez en aucun cas le récupérer.

Si la mention 'Supprimer' n'apparaît pas en face du nom du document, cela signifie que vous ne possédez pas les droits en écriture sur le document en question.

Il est impossible de supprimer un dossier qui n'est pas vide : avant de supprimer un dossier, vous devez tout d'abord le vider entièrement.

Quelques conseils pour l'organisation de l'espace de stockage partagé

Si vous faites partie des personnes amenées à organiser la liste et à créer des dossiers et des fichiers, soyez prévoyant : pensez que la liste est peut-être amenée à se développer de manière importante et qu'elle va peut-être être utilisée pendant plusieurs années.

Voici quelques suggestions pour qu'une liste ne se développe pas de manière anarchique :

Afin d'éviter tout problème, choisissez avec soin les noms des fichiers et dossiers que vous publiez sur les listes : donnez-leur des noms explicites mais pas trop longs et évitez les espaces, accents, tirets et caractères spéciaux.


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